Esta plataforma permite gestionar, planificar, controlar y monitorear los servicios generales en el sector del Facility Services en uno o varios edificios, como por ejemplo hospitales, clínicas, aeropuertos, centros comerciales, malls, shopping centers, hoteles, centros educativos, etc.

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MÓDULO DE GESTIÓN DEL PERSONAL

Funcionalidades por defecto del Cuadrante de Personal

Este módulo incluye por defecto la siguiente funcionalidad básica del cuadrante de personal

• Visualización de los Turnos e Inasistencias introducidas desde las Tablet o Smartphone.
• Posibilidad de registrar Turnos e Insistencias desde el Cuadrante, pulsando en las Casillas: Empleado / Día.
• Posibilidad de Exportar los Datos del Cuadrante a Excel / Pdf.

Funcionalidades Avanzadas

La aplicación puede integrar la siguiente funcionalidad avanzada mediante la adquisición del modulo que maneja un maestro de empleados con los datos necesarios de cada uno y relacionados con los siguientes registros:

• Gestión de Altas y Bajas de Contratos (computo de la antigüedad).
• Gestión de las Categorías/Convenios del Empleado; y en función de la categoría, saber aspectos como el numero de días máximo a trabajar por año,  numero de días de vacaciones al año, etc.
• Horario, Turno o Cuadrante; de forma que un empleado puede tener un horario fijo especificado previamente en la aplicación, un turno de trabajo (Mañana, Tarde, etc.), o que el horario varíe en función de un cuadrante.
• Gestión de las Vacaciones, registrando el control de los días y fechas disfrutados por los empleados.
• Gestión de las bajas (Permisos, Enfermedad, Maternidad, etc.)
• Gestión de Incidencias (Faltas, Retrasos, etc.)
• Gestión de amonestaciones (Notificaciones, etc.)

El módulo ofrece la capacidad de gestionar los turnos de trabajo, pudiendo asignar cada turno a las distintas zonas, y poder indicar un número máximo y mínimo de operarios, para cada Zona y Turno. Esta configuración puede ser variada en función de la época del año, lo que permite indicar que en verano, o en días festivos, el número de personas necesarias por turnos, sea mayor o menor.
El programa permite calcular los cuadrantes de los empleados para un periodo y zona determinados; a partir de una serie de parámetros, fines de semana, festivos, etc., y calcular y asignar las vacaciones, para un periodo determinado; debiéndose calcular antes del cuadrante, o bien en el momento de calcular el cuadrante, si no se han asignado las vacaciones, se calcularán en ese momento.

Posteriormente desde una pantalla similar a la del cuadrante de limpieza, se ve el Cuadrante de los Empleados, mostrándose en este los turnos, vacaciones, bajas, incidencias, etc. y se podrían modificar fácilmente; teniendo la información siempre disponible y en una única pantalla. 

Por ejemplo, se podría indicar que un empleado se toma un día libre desde dicha pantalla de cuadrante, y el programa informaría si queremos asignar el turno a otro empleado, o si el turno queda por debajo del número mínimo de empleados.

Con todo esto, se dispondría de una óptima gestión integral de personal, sin incluir la información relativa al cálculo de los recibos de nóminas y seguros sociales para lo que se han desarrollado diferentes conectores opcionales para los diferentes ERPs de RRHH del mercado.

También existe la posibilidad de generar de forma automática y programada los informes necesarios para tal fin en formato fichero, automatizando este proceso desde el módulo Reportec ya integrado en la aplicación.

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MÓDULO DE TRAZABILIDAD Y PLANIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS

Desde la Plataforma podemos gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza, mantenimiento y similares definiendo su uso según el tipo de servicio.
Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos:

• Su planificación, automática o manual
• El momento en el que se realizan (días de la semana, horario,…)
• Duración
• Capacidad
• Protocolo de trabajo

Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.

Adicionalmente también evalúa a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza mensual superponerse con la anual).

Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada “asociaciones” con las diferentes zonas, áreas, tipos de estancias, etc… con el objeto de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros.

A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados.

Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio. Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen las ordenes de trabajo diarios. Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa dependencia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc.

La planificación  completa  puede gestionarse desde una sola pantalla y con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una dependencia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, dependencia y día.
Por último, la planificación de la información puede visualizarse en su conjunto o filtrada en función de la estructura que se haya definido inicialmente para todas las dependencias.

El cuadrante nos dará la mayor información posible de un solo vistazo, gracias al juego de colores e iconos con el que puede ser configurado. El color de fondo determinará el estado del servicio: Amarillo: planificado, Rojo: cancelado, Verde: Limpieza ejecutada… El icono marcará el tipo de servicio planificado para cada día.
Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes.

Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de dependencias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.

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MÓDULO DE CONTROL DE CALIDAD Y AUTOCONTROL

La plataforma permite recopilar diversas variables de medida mediante cuestionarios (a través de una PDA o desde el programa de escritorio), para posteriormente calcular indicadores mediante la herramienta de Business Intelligence ReportTec. De esta forma se puede llevar un control periódico de KPI´s y métricas de calidad para un posterior análisis y presentación de indicadores de calidad. Las diferentes preguntas del cuestionario pueden ser configuradas por el administrador del sistema.

Utilizando las variables recopiladas a través de la PDA o cargadas en el programa, se pueden obtener diferentes informes para cumplir con los requisitos de presentación requeridos.

Estos datos pueden ser exportados a diferentes formatos (PDF, XLS, CSV) para la visualización / impresión, o la integración con sistemas de terceros. También se pueden programar para que los gestores los reciban periódicamente en su correo electrónico, como archivos adjuntos.

Desde la web de CleanTec también es posible consultar estos indicadores, bien a través de informes (con las mismas funcionalidades que en la versión de escritorio: visualización, exportación a diferentes formatos, etc), o bien mediante un DashBoard que permite crear un panel de visualización de datos resumidos, con varias vistas al mismo tiempo.

El DashBoard es 100% configurable, tanto en los datos mostrados (cualquier información disponible en CleanTec, por ejemplo: servicios de limpieza planificados, servicios de reparación realizados, incidencias, indicadores de calidad, kilogramos recogidos por tipo de residuo, etc…), como en el número de vistas mostradas en el mismo (se pueden visualizar varias vistas simultáneamente).

 

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MÓDULO DE GESTIÓN DE INCIDENCIAS

• Este módulo permite crear, gestionar y hacer un seguimiento de todas las incidencias relacionadas con un servicio prestado. Tanto el propio cliente como la empresa contratista pueden abrir incidencias desde los tres entornos de trabajo de:
• Backoffice Windows
• Entorno Web
• PDA

Desde la apertura de la incidencia hasta su cierre CleanTec traza todas las tareas y los pasos asociados para así garantizar su integridad y posterior evaluación mediante informes.

Principales ventajas

El módulo de gestión de incidencias es una poderosa herramienta que añade valor a los servicios prestados aumentando su calidad y elevando la transparencia y por lo tanto fomenta la relación entre el cliente final y la empresa contratista.

Opciones de Configuración

El módulo de Gestión de Incidencias permite múltiples posibilidades de clasificación y configuración de las incidencias para adaptarse a las necesidades de cada cliente, tipo de servicio y entorno de trabajo. A continuación se destacan las más relevantes:

Tipo Seguimiento

“No conformidad” v/s  Incidencias con seguimiento

Por su naturaleza no todas las incidencias son iguales. Algunas se pueden solucionar al momento, como por ejemplo falta de papel higiénico en un baño (“no conformidad”) conllevando su inmediata solución,  mientras que otras incidencias requieren un seguimiento más intenso ya que pueden implicar varias tareas al largo de su vida como puede ser por ejemplo el arreglo de una  grifería rota. No obstante se puede tener constancia de los dos casos pudiendo distinguir varias situaciones y definir como clasificar y agruparlas. También se les puede asignar varios estados según vayan avanzando en su resolución.

Urgencia: El sistema permite configurar tantos estados de urgencia como se consideren necesarios. Estos estados pueden por lo tanto estar de acuerdo con procedimientos y definiciones ya existentes en la empresa.
Las notificaciones son configurables y enviadas automáticamente por correo electrónico al personal responsable de solucionar la incidencia, además aseguran que ninguna incidencia quede desatendida y se trate con la urgencia que se le ha asignado.

Cuestionario: Cada tipo de seguimiento puede estar relacionado con un cuestionario obligatorio o opcional. Ahí se pueden recoger los datos más importantes que resultarán útiles a la hora de solucionar la incidencia.

Servicios y Oficios: Desde la incidencia se pueden crear y asignar servicios relacionados con la incidencia y asignar a estos servicios un oficio previamente creado. Una incidencia de una grifería rota puede conllevar la intervención de un gasfiter y de un albañil por ejemplo.

Fotos y Firmas: A cada incidencia creada se le puede añadir una foto explicativa de la situación. Asimismo se pueden añadir firmas y otros tipos de archivos.

Seguimiento de incidencias: Una vez definidas las bases del procedimiento ya se pueden registrar las incidencias. CleanTec se encarga de trazar todos los pasos y facilitar el seguimiento de cada incidencia de una manera intuitiva que sigue el flujo indicado arriba.

Informes: Para evaluar la calidad de servicios se pueden crear distintos informes mostrando la rapidez de la actuación, el grado de cumplimiento de cierre de incidencias dentro de unos plazos previamente establecidos, reparto de incidencias por su gravedad, etc.
Con la herramienta ReporTec incluida dentro de la plataforma,  estos informes pueden ser configurados para enviarse automáticamente a ciertos destinatarios de forma repetitiva y periódica,  mostrando solo la información de su interés, según la configuración del perfil de usuario que se realice.

 

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MÓDULO DE REVISIONES E INSPECCIONES

Descripción General

CleanTec es una solución tecnológica,  cuya plataforma de Software  facilita la gestión, planificación, control y monitoreo, como también revisiones de calidad, inspecciones de cumplimiento, encuestas y servicios similares, generalmente sobre lugares o activos que requieren una presencia física utilizando dispositivos TAG´s y de movilidad, como Tablets, PDAs o Smartphones y posteriormente los datos recabados son puestos a disposición de terceros mediante acceso on-line en un entorno Web.

Escenarios de Trabajo

La solución CleanTec ha sido diseñada en tres módulos principales, según el escenario de trabajo y los diferentes perfiles del usuario que conviven en el proyecto, estando los tres módulos sincronizados entre sí de forma on-line y en tiempo real.

Escenario BackOffice

Desde acá se configura la estructura de los sitios a revisar e inspeccionar, los tipos de revisiones, sus frecuencias y los cuestionarios o check-list asociados a cada combinación anterior.

Escenario PDA-App

Aplicación para la captación de datos en terreno, los cuales son ingresados a los check-list o cuestionarios desde el dispositivo de movilidad (Tablet, PDA, Smartphone,..)

Escenario Web

Entorno web para la visualización y explotación de los datos por terceros, mediante informes, cuadros de mando y herramientas de BI similares.